Zgodnie z Ordynacją podatkową, organ podatkowy orzeka w sprawie w drodze decyzji, chyba że przepisy niniejszej ustawy stanowią inaczej. O tym czy dany dokument jest decyzją przesądza przy tym jego treść, a nie forma.

Decyzja rozstrzyga sprawę co do jej istoty albo w inny sposób kończy postępowanie w danej instancji. W tym właśnie zasadza się różnica pomiędzy nią a postanowieniem. To drugie dotyczy bowiem poszczególnych kwestii wynikających w toku postępowania podatkowego, lecz nie rozstrzyga o istocie sprawy, chyba że przepisy niniejszej ustawy stanowią inaczej.

Elementy formalne odgrywają mimo wszystko bardzo ważna rolę, gdyż poważne uchybienia w tym zakresie mogą stanowić podstawę do uchylenia decyzji lub postanowienia.

W zakresie wymogów formalnych decyzje i postanowienia nie różnią się od siebie. Zgodnie z Ordynacją podatkową powinny one zawierać:
1) oznaczenie organu podatkowego;
2) datę jej wydania;
3) oznaczenie strony albo innych osób biorących udział w postępowaniu;
4) powołanie podstawy prawnej;
5) rozstrzygnięcie;
6) uzasadnienie faktyczne i prawne;
7) pouczenie o trybie odwoławczym – jeżeli takowy jest możliwy;
8) podpis osoby upoważnionej, z podaniem imienia i nazwiska oraz stanowiska służbowego.

Decyzja, w stosunku do której może zostać wniesione powództwo do sądu powszechnego lub skarga do sądu administracyjnego, zawiera ponadto pouczenie o możliwości wniesienia powództwa lub skargi.

Z kolei postanowienie zawiera uzasadnienie faktyczne i prawne tylko wówczas, jeżeli służy na nie zażalenie lub skarga do sądu administracyjnego oraz gdy wydane zostało na skutek zażalenia na postanowienie.