Ogólna regułą przewidzianą w tej materii przez Ordynację podatkową jest, iż organ podatkowy doręcza pisma za pokwitowaniem przez pocztę, swoich pracowników lub przez osoby uprawnione na podstawie odrębnych przepisów. Pokwitowanie ma formę własnoręcznego podpisu z zaznaczeniem daty, w której doręczenie zostało dokonane.

Jeżeli odbierający pismo nie może potwierdzić doręczenia, np. z powodu choroby uniemożliwiającej mu pisanie, lub też gdy uchyla się od tego, doręczający sam stwierdza datę doręczenia oraz wskazuje osobę, która odebrała pismo, i przyczynę braku jej podpisu.

Pisma doręcza się stronie, o ile nie działa ona przez swojego przedstawiciela. Wówczas bowiem to on jest adresatem. Analogicznie jeżeli strona ustanowiła pełnomocnika, pisma doręcza się pełnomocnikowi. Co więcej, dla obliczania wszystkich terminów decydujące znaczenie ma w takim przypadku właśnie data doręczenia pisma pełnomocnikowi, a nie stronie. Warto  tym pamiętać, aby uniknąć niepotrzebnych trudności, gdyż jest bardzo mało prawdopodobne, aby organ podatkowy uznał wątpliwości powstałe na tym gruncie za adekwatna przesłankę ewentualnego przywrócenia terminu..

Jeżeli dana strona ma ustanowionych co najmniej dwóch pełnomocników wskazane jest wyznaczenie jednego z nich jako właściwego do doręczeń. W przeciwnym przypadku organ podatkowy sam dokona wyboru pełnomocnika, do którego będzie kierował pisma.

Niekiedy konieczne jest ustanowienie specjalnego pełnomocnika do spraw doręczeń. Sytuacja taka ma miejsce po pierwsze w razie wyjazdu za granicę na okres co najmniej 2 miesięcy. Obowiązek ten dotyczy również osób fizycznych będących nierezydentami w rozumieniu przepisów prawa dewizowego. W przeciwnym wypadku pismo uważa się za doręczone pod adresem ostatniego czasowego pobytu.